Ville de Brens

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L’Espace Socio-culturel

jeudi 19 juin 2008

ESPACE SOCIO CULTUREL
 
La salle des fêtes de BRENS a été entièrement conçue pour la plus grande satisfaction de tous.
 
Nous vous demandons de respecter cette belle salle afin que chacun puisse profiter pleinement de ses qualités.
 
REGLEMENT INTERIEUR ESPACE SOCIO CULTUREL COMMUNE DE BRENS
PREAMBULE

L’Espace Socio Culturel de Brens est la propriété de la commune ; seul le conseil municipal peut décider de son utilisation, en établir un planning et fixer les tarifs de location.
La municipalité est prioritaire dans son utilisation et se réserve le droit d’annuler une location en cas de nécessité.
Cette salle peut être mise à disposition d’organismes, d’associations ou de particuliers sous les conditions définies dans le présent règlement.
L’utilisateur recevra deux exemplaires des présentes annexées à la convention de mise à disposition qu’il conviendra de retourner impérativement datés et signés de sa main ou de celle de son représentant légal au secrétariat de mairie en même temps que la dite convention. Il s’engage à en respecter toutes les conditions.
ARTICLE 1 – GENERALITES
Toute demande collective (associations) ou individuelle devra être faite obligatoirement au secrétariat de la mairie. (Imprimé de réservation).
Les demandes de location seront recevables pour l’année en cours et pour l’année N+1 mais en aucun cas pour l’année N+2 sauf dérogation exceptionnelle du maire. Elles permettront d’établir un planning des utilisations.
Si la location concerne un jour férié :
a) Si le jour férié est accolé au week-end : tarification week-end + 1 jour
b) Si le jour férié est non accolé au week-end : Tarification 1 jour.
Si la location concerne un seul jour du week-end :
a) Pour les administrés de la commune facturation un jour
b) Pour les particuliers ou les personnes morales hors commune facturation un jour 
Le week-end comprend le Samedi et le Dimanche.
Les habitants et les associations de la Commune sont prioritaires sur les extérieurs.
La réservation de la salle ne deviendra effective qu’après la signature d’une « convention de mise à disposition » entre la Mairie et l’utilisateur ainsi que le versement d’un acompte de location correspondant à 30 % du tarif en vigueur, le tout six mois au plus tard avant la date de son utilisation.
En cas de désistement ou d’annulation moins de vingt jours avant la date de location, les 30% ne seront pas restitués sauf en cas de force majeure.
En cas de force majeure, (hébergement d’urgence, plan de crise etc...), ou de graves problèmes techniques (coupure EDF ou EAU, panne de chauffage etc...) rendant l’espace inutilisable, la commune de BRENS se réserve le droit d’annuler une location sans que les locataires puissent prétendre à une indemnité ; seules les sommes préalablement versées devront être restituées.
ARTICLE 2 – TARIFS – CAUTION
Les tarifs et les conditions de locations (convention, règlement intérieur…) sont fixés chaque année par délibération du Conseil Municipal et annexés aux présentes. Le tarif appliqué sera le tarif en vigueur le jour de la location (et non de la réservation). En cas de plusieurs utilisations annuelles par un foyer fiscal brensol, la tarification hors Commune sera appliquée à compter de la 2ème utilisation.
Une caution de MILLE CINQ CENT EUROS (1 500 €) sera demandée au locataire (sauf Collectivités territoriales et EPCI) lors de la remise des clés de la salle. Elle sera fractionnée en deux, le locataire établissant un premier chèque de 1 200 €uros qui sera restitué au moment de l’état des lieux de sortie et des remises des clés, dés lors qu’aucune dégradation n’aura été constatée par le représentant de la Mairie et que l’entier paiement de la facture de location aura bien été acquitté. Un autre chèque de 300 €uros destiné plus particulièrement à couvrir les dégradations, déclenchement d’alarme intempestif, salissures du mobilier (Chaises et tables), des sanitaires ou toute autre partie de l’Espace Socio Culturel qui n’aurait pas été nettoyée. En ce sens, et pour permettre au bailleur de vérifier la bonne remise en état des lieux ce chèque de 300 € ne sera restitué que dans les huit jours qui suivent la restitution du local.
Tout dégât commis entraînera la responsabilité totale du locataire ou utilisateurs et engendrera une facturation supplémentaire et/ou la non restitution de la caution sur présentation d’un devis de réparation effectué par un homme de l’art.
ARTICLE 3 - UTILISATION PAR LES ASSOCIATIONS LOCALES DE LA COMMUNE
- Utilisation gratuite pour une manifestation par an le week-end
- Pour toute manifestation supplémentaire le week-end : 100€
- Pour toute manifestation supplémentaire un jour du week-end : 50€
- Location gratuite en semaine
ARTICLE 4 – RESPONSABILITE
Quel que soit le mode d’utilisation, (sport-hors utilisation de balle ou de ballon, bals, banquets, manifestations culturelles, fêtes familiales, etc.…) le signataire de la location sera responsable devant la commune, de toute dégradation intérieure ou extérieure, ainsi que du mobilier et appareils mis à disposition.
Le locataire déclarera sur l’honneur par écrit s’engager à ne pas sous-louer les locaux.
Le locataire, qu’il soit une personne physique (particulier) ou morale (association) devra être titulaire d’une assurance responsabilité civile.
Toutes les taxes afférentes à l’organisation de manifestations sont à la charge du locataire.
La responsabilité de la Commune ne pourra être retenue qu’en cas de défaillance ou de manque d’entretien des installations.
Toute anomalie constatée devra être signalée au Maire ou à son représentant par le locataire.

ARTICLE 5–HORAIRES, CLES
Le locataire de la salle, pour les samedis ou dimanches, devra retirer les clés au secrétariat de la Mairie les vendredis matins. Les jours fériés, la veille le matin.
Toute remise des clés, antérieure à cette période, entrainera une facturation de 100 € par jour supplémentaire pour les administrés et 200 € pour les particuliers ou personnes morales hors commune.
Les clés devront être rendues, pour la location d’un week-end, le lundi matin suivant la location avant 12H00 au secrétariat de la Mairie, lors de la restitution du chèque de caution et après état des lieux.
Pour une location concernant un jour férié en semaine ou un jour de la semaine les clés seront rendues le lendemain avant 12 H00 au secrétariat de Mairie, lors de la restitution du chèque de caution et après état des lieux.
Lorsque le week-end sera utilisé par deux associations différentes ou deux locations différentes, ces dernières devront être présentes le lundi matin suivant la location avant 12H00 au secrétariat de Mairie, lors de la restitution du chèque de caution et après état des lieux.
Concernant la location de la salle pour la seule journée du Vendredi, le locataire devra obligatoirement rendre la clé le lundi suivant en présence de l’éventuel locataire du week-end avant 12H00 au secrétariat de Mairie, lors de la restitution du chèque de caution et après état des lieux.
Le matériel mis à disposition (chaises, tables) seront rangés qu’après validation de leur état de propreté et inventaire par le responsable de la gestion de la salle ou son représentant.
ARTICLE 6 –ACCES A LA SALLE
L’accès des visiteurs à la salle doit se faire par les seules entrées autorisées. Pour accéder à la salle, il est interdit de se servir des sorties de secours, qui doivent être utilisées qu’en cas d’incendie ou de panique. Elles ne doivent en aucun cas servir pour sortir ou pour aérer pour des raisons de sécurité.
Les portes ne doivent en aucun cas être bloquées avec des cales, au risque de les abimer ou de perturber les mesures de protection contre la propagation d’un incendie. Les portes équipées d’un ferme porte automatique sont des portes coupe-feu et ne doivent être bloquées, ni fermées, ni ouvertes, sous aucun prétexte.
ARTICLE 7 – DESCRIPTION DES LOCAUX MIS A DISPOSITION (Voir plan annexé)
Pour des raisons de sécurité, la capacité maximum de la salle est limitée à 350 personnes y compris le personnel en cuisine et sur scène.
Les consignes de sécurité doivent être strictement respectées conformément au plan d’évacuation.
L’occupant s’engage à porter assistance aux personnes handicapées en cas de sinistre.
Il est formellement interdit de fumer dans tous les espaces du bâtiment.
L’espace socio culturel dispose d’une salle de vestiaires et de sanitaires etc.…

ARTICLE 8 – MISE EN PLACE DU MOBILIER
Lorsque la salle est occupée pour une manifestation telle qu’un banquet, bal ou soirée culturelle, la mise en place et le rangement après usage du mobilier : chaises et tables, demandent du temps et des précautions. Ce travail doit être fait par les soins du locataire et suivant les recommandations de l’article 5.
Dans le cas d’une manifestation telle que théâtre ou concert, les chaises doivent être disposées conformément aux règlements de sécurité.
Dans le cas où la salle doit être décorée, il est rigoureusement interdit d’utiliser des clous ou agrafes pour attacher guirlandes ou verdures.
ARTICLE 9 – CHAUFFAGE ET VENTILATION
La salle dispose d’un chauffage et d’une installation rafraîchissante programmée. Le locataire a seul accès à la régie pour la mise en route selon les besoins.
ARTICLE 10 – ECLAIRAGE
L’accès au tableau électrique est réservé au locataire. Selon les besoins d’éclairement de la salle, celui-ci se conformera aux consignes figurant à l’intérieur du tableau.
ARTICLE 11- SECURITE – PROPRETE
Le locataire devra s’informer, lors de la prise ne charge de la salle des emplacements des extincteurs et veiller au parfait dégagement des issues de secours. Il lui appartiendra de faire respecter le présent règlement par les occupants et de veiller à la bonne utilisation des parkings autos et cycles.
A la fin de leur manifestation, les utilisateurs devront ranger tables et chaises à l’emplacement prévu sans oublier de les nettoyer après validation du responsable, nettoyer la salle et le hall, remettre en état et laisser propre l’ensemble des locaux, parkings compris.
Dans le cas inverse, le nettoyage sera facturé.
ARTICLE 12 – ETAT DES LIEUX
Un état des lieux d’entrée sera effectué avec le locataire par un employé communal ou l’élu responsable lors de la remise des clés.
A la fin de leur manifestation, les utilisateurs devront ranger, tables et chaises à l’emplacement prévu, nettoyer la salle et le hall, les sanitaires, remettre en état et laisser propre l’ensemble des locaux, parkings compris. Dans le cas contraire, la caution de 300 € sera encaissée et en cas de surcoût occasionné par une remise en état, celle-ci sera facturée.
ARTICLE 13 – SANCTIONS
Tout locataire qui ne respecterait pas les prescriptions du présent règlement se verrait refuser l’attribution de la salle à l’occasion d’une nouvelle demande.
 A BRENS le
 Signature, suivie de la mention « lu et approuvé »
 

TARIFS ESPACE SOCIO-CULTUREL 2016 
 
commune
commune
Hors commune
 
Prive
Association
Privé/Association
1 jour
200€
gratuit
500€
Week-end
300€
gartuit
700€
Pour les associations, plus de 1 weekend par an + 50€ par jour
Paiement de 30% à la réservation les 70%restant à la remise des clés.
Caution :1.500€ versé à la remise des clés (1200 + 300)
à l’ordre du trésor public..